Muchas son las empresas que nos demandan un sistema de gestión de políticas de impresión eficiente y segura que las ayude a ahorrar costes y llevar la adecuada trazabilidad de la actividad que sus trabajadores desarrollan desde los equipos multifuncionales; en pocas palabras, de los hábitos de impresión de sus trabajadores. En Inforcentro somos conscientes de que llevar una adecuada gestión de los hábitos de impresión de una organización redundará positivamente en el ahorro general de costes y en su impacto medioambiental. Pero hoy nos centraremos principalmente en una de sus principales características: la seguridad.
Gestionar un parque de equipos multifuncionales no es fácil, como tampoco lo es el llevar un exhaustivo control de los documentos que se escanean e imprimen en el seno de una organización. En Inforcentro nos gustaría plantearte una cuestión de extrema importancia: ¿está cumpliendo tu empresa u organización con la GDPR? Con MyQ serás capaz de evitar una gestión incorrecta de tu documentación, al establecer un control exhaustivo de grupos y usuarios adscritos, con nombre y apellidos y, por ende, con credenciales de acceso. Este acceso al equipo multifuncional puede ser realizado mediante PIN, credenciales de acceso o bien tarjetas identificativas.
Pero examinemos previamente de dónde venimos y adónde vamos:
Escenario habitual actual:
-Los permisos se establecen desde los drivers en cada PC.
-El administrador no ha fijado aún políticas de impresión.
-No se lleva un control del estado de los equipos.
-Cada equipo tiene una configuración independiente
-No se realiza un control de los usuarios de las multifuncionales.
-Y por lo tanto, no hay contabilidad por usuario
En cambio, el escenario de impresión con MyQ es el siguiente:
-Los permisos se establecen de manera centralizada desde el servidor.
-Se fijan las políticas de impresión desde la consola de MyQ.
-Es el servidor el que gestiona los equipos multifuncionales, evitando así las ineficiencias aparejadas a configuraciones dispares.
-Por lo tanto, todos los equipos presentan la misma configuración.
-Se lleva un control estricto por usuario: cada uno con sus propios distintivos y nombre y apellidos.
-De este modo, llevaremos una contabilidad completa de la actividad de cada usuario.
Todos los documentos son susceptibles de ser almacenados en el servidor de MyQ, pudiendo ser eliminados por el administrador tras un periodo definido con antelación. Al securizar esta carpeta, el administrador podrá minimizar el riesgo de cualquier acceso no autorizado a los documentos de impresión.
El requerimiento de autenticación por usuario en el proceso de impresión asegura la privacidad, la integridad y la seguridad del documento; no es infrecuente que, en el escenario descrito habitual, un documento confidencial quede almacenado en la memoria del dispositivo debido a una falta puntual de papel o un error de driver, pudiendo ser impreso o escaneado por cualquier usuario que acceda a la multifuncional. Con MyQ, en cambio, el usuario sencillamente cierra su sesión y la memoria del dispositivo queda automáticamente liberada.
Debido a nuestra experiencia en la administración IT de empresas y organizaciones, en Inforcentro somos muy conscientes de que el eslabón más débil de la cadena es el elemento humano; para ello, MyQ ha previsto un mecanismo de cierre de sesión automático definido por el propio administrador del sistema, lo mismo que un factor de doble autenticación.
¡Más info en futuros posts!
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